چند وقت است که ترکیب تیم شما تغییر کرده؟
ممکن است یک عضو جدید اضافه شده باشد، یکی از نیروهای کلیدی رفته باشد، نقشها عوض شده باشند یا استراتژی جدیدی در حال اجرا باشد. شاید هم اختلافاتی در تیم شکل گرفته یا عملکرد تیم پایین آمده باشد. واقعیت این است که امروزه تیمها در حال تغییر دائمیاند؛ چه از درون و چه تحتتأثیر فشارهای بیرونی. با این حال بسیاری از مدیران بدون مکث و بازبینی، مسیرشان را ادامه میدهند، بیآنکه فرصتی برای بازتنظیم تیم ایجاد کنند.
رهبران مؤثر میدانند که موفقیت، چیزی ایستا و ثابت نیست؛ نیاز به بازنگری و تجدید دارد. در دورههای تغییر – چه به دلیل بازسازماندهی، اختلافات، بیانگیزگی یا چرخشهای استراتژیک – گاهی تیم به چیزی بیش از چند اصلاح کوچک نیاز دارد. گاهی وقت «بازراهاندازی» واقعی است.
بر اساس تجربیات میدانی ما با صدها تیم در ده سال گذشته، در اینجا شش گام مشخص برای بازگرداندن انگیزه و هماهنگی در تیم آوردهایم.
۱. بازارزیابی: پیش از اقدام، مسئله را درست تشخیص بده
بسیاری از رهبران در واکنش به افت عملکرد، سریع دست به تغییر میزنند؛ بدون آنکه بدانند مشکل واقعی از کجاست. نتیجه معمولاً این است که اوضاع بدتر میشود.
پیش از هر اقدامی، از خود و تیمتان بپرسید:
آیا همه اعضا در هدف، اولویتها و مسیر کلی همسو هستند؟
آیا درگیریها یا بیاعتمادیهایی در تیم وجود دارد؟
آیا انگیزه و مشارکت افراد کاهش یافته؟
آیا عوامل بیرونی بر عملکرد اثر گذاشتهاند؟
آیا منابع کافی برای انجام وظایف داریم؟
آیا در تیم تعهدی برای سرمایهگذاری روی روابط وجود دارد؟
آیا سبک رهبری شما یا حس عدالت در تیم جای بازبینی دارد؟
طبیعی است که همه اعضا راحت نباشند تا مشکلات را علنی مطرح کنند. فرهنگ سازمانی، سابقه افراد یا روابط قدرت میتواند باعث سکوت شود. پس از گفتگوهای فردی گرفته تا نظرسنجیهای ناشناس، هر ابزاری را به کار ببرید تا تصویر واقعی از وضعیت تیم به دست آورید. هدف این نیست که همه را وادار به صراحت کنید؛ هدف کشف حقیقت است، به روشی که برای تیمتان جواب میدهد.
در یکی از پروژههای من روی یک شرکت فناوری اروپایی، رهبر تیم فکر میکرد افت عملکرد ناشی از کمکاری و بیانگیزگی است. اما با یک نظرسنجی ناشناس فهمیدیم مشکل از تغییر ساختار گزارشدهی بود که باعث شده چند نفر احساس بیارزشی و نادیدهشدن کنند. وقتی علت واقعی مشخص شد، او توانست اقدامات هدفمند برای بازسازی اعتماد و انرژی انجام دهد.
نکته مهم این است که بازتنظیم باید جمعی انجام شود. گفتوگوهای دوبهدو کافی نیستند؛ تیم باید بتواند با هم و در فضایی امن، واقعیتها را روبهرو ببیند.
۲. بازاتصال: اعتماد و امنیت روانی را بازسازی کن
اگر تیم شما دوران سختی را پشت سر گذاشته، احتمالاً اعتماد بین اعضا آسیب دیده است.
در یکی از پروژهها، مدیری در صنعت داروسازی تصور میکرد تغییر یک نفر در تیم چیز خاصی نیست. اما همان عضو جدید با رفتارهای طعنهآمیز و بیاحترامیهای جزئی، دینامیک قدرت در تیم را بههم زد و باعث شد فضای امن از بین برود.
راهاندازی دوباره، از همین نقطه شروع میشود: بازسازی «امنیت روانی»؛ یعنی فضایی که اعضا بتوانند آزادانه حرف بزنند، چالش کنند، بازخورد بدهند و حتی گاهی «بحث سازنده» داشته باشند. برای شروع:
با شفافیت و آسیبپذیری پیش برو. جلسهای بگذار تا بفهمی اعضای تیم در حال حاضر از نظر کاری و شخصی در چه وضعیاند.
جلسات بازنگری ساختارمند برگزار کن تا هر فرد بتواند تجربه و ایدههایش را بگوید و از دیگران شنیده شود. خودت هم بازخورد بگیر و بگو چه چیزهایی را میخواهی متفاوت انجام دهی.
بازخورد دادن را تبدیل به مسئولیتی جمعی کن، نه صرفاً کاری از بالا به پایین.
در همین مرحله است که نقش کوچینگ خیلی پررنگ میشود. اگر احساس میکنی فضای تیم برای گفتوگوی صادقانه آماده نیست، میتوانی از یک کوچ تیمی استفاده کنی تا این فضا را تسهیل کند. من بهعنوان کوچ و مشاور کسبوکار، بارها دیدهام که همین گفتوگوهای ساده اما صادقانه، مسیر تیم را متحول کردهاند. اگر احساس میکنی تیمت در همین نقطه متوقف شده، میتوانی برای یک جلسه کوچینگ تیمی با من در ارتباط باشی.
۳. بازنگری مأموریت: کار ما دقیقاً چیست؟
تیمها زمانی انرژی میگیرند که بدانند «برای چه» اینجا هستند. وقتی همه درباره هدف و تصویر آینده همسو باشند، انگیزه و تمرکز بازمیگردد.
یکی از مدیران مالی در شرکت تولیدی آلمانی، تلاش کرد تیمش را بازراهاندازی کند، اما موفق نشد. چرا؟ چون فرض کرده بود همه هدف تیم را میدانند. در حالیکه برداشت هر فرد از هدف متفاوت بود.
برای جلوگیری از این اشتباه، صادقانه درباره چالشها صحبت کن اما نگاه رو به آینده داشته باش:
چشمانداز و مسیر کلی را شفاف کن.
بر چند نتیجه کلیدی تمرکز کن که موفقیت کوتاهمدت و بلندمدت را تعریف میکند.
نقش تیم را در ارزشآفرینی برای سازمان و مشتریها یادآوری کن.
لحن گفتگو را مثبت و الهامبخش نگه دار.
۴. بازتعهد: روشهای کار تیم را مشخص کن
بسیاری از اختلافها ناشی از نبود شفافیت در نقشها و نحوه همکاری است. در بازراهاندازی، باید دوباره به این موضوعات برگردید:
نقشها و مسئولیتها: هر کس باید بداند دقیقاً مسئول چه بخشی است و چه انتظاری از او میرود.
فرایند تصمیمگیری: چه کسی تصمیم میگیرد و نظرات چطور جمعآوری میشود؟
هنجارهای تیمی: رفتارهای مورد انتظار چیست؟ جلسات چگونه برگزار میشوند؟ بازخوردها در چه زمان و چگونه داده میشوند؟
در یکی از تیمهای شرکت کالاهای مصرفی که با آنها کار کردم، مشکل اصلی «زیادیِ جلسات» بود. افراد تمام وقتشان را در جلسه میگذراندند و زمانی برای کار واقعی نداشتند. با کمک آنها بررسی کردیم چه کسانی واقعاً باید در هر جلسه باشند، چه آمادگیهایی لازم است و حتی بعد از جلسات، زمان کوتاهی برای مرور و جمعبندی گذاشتیم. همین بازطراحی ساده، بهرهوری جلسات را چند برابر کرد.
۵. بازانرژیدهی: بر موفقیتها تکیه کن
تغییر واقعی زمانی ماندگار میشود که تیم احساس کند در حال پیشرفت است.
بر چند هدف کوچک و قابلدستیابی در ۳۰ تا ۶۰ روز اول تمرکز کن. وقتی موفق شدند، حتماً جشن بگیرید و قدردانی کنید. موفقیتهای کوچک اعتماد به نفس میسازند و رفتارهای جدید را تقویت میکنند.
برای حفظ انرژی، میتوانی این کارها را انجام دهی:
جلسات کوتاه دوهفتهیکبار برای مرور اولویتها
مرور «موفقیتها و آموختهها» پس از هر پروژه
گفتوگوهای کوچینگ یکبهیک بین مدیر و اعضا یا حتی بین همتیمیها
در یکی از تیمهای زنجیره تأمین که با آنها همکاری داشتم، اعضا بهصورت آگاهانه تمرین گوش دادن فعال را شروع کردند و هر بار که یکی از اعضا پیشرفتی داشت، دیگران او را تشویق میکردند. همین بازخورد مثبت، فرهنگ همکاری و رشد را در تیم تثبیت کرد.
۶. بازتنظیم مستمر: حفظ شتاب و انگیزه
بازراهاندازی، یک اتفاق یکباره نیست؛ فرآیندی ادامهدار است. برای حفظ پویایی تیم باید:
مرتب پیشرفت را در برابر اهداف جدید بسنجید.
بازخوردهای کوتاه و بهموقع بدهید و یکدیگر را نسبت به رفتارهای جدید مسئول نگه دارید.
هر چند وقت یکبار، نقشها، تصمیمگیریها و هنجارهای تیمی را مرور و اصلاح کنید.
در یکی از شرکتهای لجستیک که با آنها همکاری داشتم، اعضای هیئت اجرایی از یکی از همکارانشان ناراضی بودند. تصور میکردند مشکل از اوست. اما بررسی دقیقتر نشان داد که همه اعضا در اجرای یکی از توافقات تیمی کوتاهی کردهاند: «نوبتی صحبت کردن در جلسات». وقتی این موضوع دوباره یادآوری شد، خودبهخود تعادل به بحثها برگشت. گاهی همین یادآوریهای ساده، آغازگر تغییرند.
جمعبندی
تیمها مانند موجودات زندهاند؛ برای رشد و عملکرد عالی، نیاز به توجه، مراقبت و بازنگری مداوم دارند.
بازراهاندازی تیم نشانه ضعف نیست؛ نشانه بلوغ رهبری است. با کمی درنگ برای بازبینی، بازسازی اعتماد و همسویی، میتوانید انرژی تازهای در تیم بدمد و مسیر پایدارتری برای موفقیت بسازید.
اگر حس میکنی تیمت به چنین بازتنظیمی نیاز دارد، شاید وقتش رسیده یک جلسه کوچینگ تیمی داشته باشیم تا به کمک ابزارهای علمی و گفتوگوهای هدفمند، انگیزه و همافزایی واقعی را دوباره به تیم برگردانید. برای برنامهریزی جلسه میتوانی با من، حمیدرضا حیدری – کوچ و مشاور کسبوکار مورد تأیید ICF – در تماس باشی.
۵ پرسش کوچینگی برای تأمل و اقدام
۱. در حال حاضر چه عواملی بیشترین تأثیر را بر انگیزه تیم من دارند؟
۲. چه بخشهایی از تعاملات تیمی نیاز به بازتعریف دارند؟
۳. من بهعنوان رهبر، چقدر در ایجاد حس امنیت روانی موفق بودهام؟
۴. اگر تیمم را همین امروز بازراهاندازی کنم، از کجا باید شروع کنم؟
۵. چه نشانههایی به من میگویند زمان بازبینی و نوسازی تیم فرا رسیده است؟